Notionでのタスク管理

タスク管理が続かない。忙しいと管理できなくなる。タスク管理を始めてみたが、タスクが積みあがって嫌になってやめてしまった。タスクを覚えながら別のタスクもこなすマルチタスクが苦手である。これはすべて私の特徴であるが、そんな人は多いと思う。その悩みを克服したタスク管理の仕組み（考え方）を紹介する。

筆者はNotionを使っているがNotionでなくてもいい、紙でもいいしObsidianやTodo管理ツールはなんでもいい。ただ筆者はずっとNotionを愛用してきたからタスク管理の場も自然とNotionでやってきている。でもこれまでタスク管理をNotionでやってきて何度も失敗してきている。ただ成功した事例を紹介する。

タスク管理の根底にある考え方

来月になったら考えればよい仕事がある。忘れないようにToDoに入れる。すると、今日も明日も、まだ手を付ける必要のない仕事が目に入る。そのたびに「これはまだやらなくていい」と判断する。

記録したのに、気にする仕事は減っていない。選択や決定をすることに脳のエネルギーを消費してしまう。

タスク管理でやりたいのは、すべての仕事を毎日思い出すことではない。必要な日に取り出せるようにして、それまでは忘れること。私がNotionで使っているTask Listは、この考え方を中心にしている。

タスクは一つのデータベースに保存し、ビューで表示を切り替える

すべてのタスクは、一つのTaskデータベースに登録している。そこから用途に応じて、三つのビューで表示する。

Today：今日確認するタスクと、今日完了したタスクを見る。
Someday：いまは取り組まないタスクを保管し、確認する。
Done：完了したタスクの履歴を見る。

タスクを別々のデータベースへ移すのではなく、同じデータベースの表示を切り替えている。Todayから見えなくなっても、タスク自体は残っている。

メモ帳などの紙で管理するならば、すべてのタスクを書くページと今日のタスクを書くページを分けることだ。毎朝すべてのタスクを書くページを見て、今日やることを今日のページに書く。終わったタスクは取り消し線で消しておく。

Somedayは「あとでやる」ではなく「その日まで忘れていい」

いま取り組まないタスクは、Somedayに置く。いつ実行するか、いつ考え直すかが決まっていれば、その日付も付ける。そして、今日（Today）の一覧には出さない。

たとえば、来月初めに検討する仕事なら、そこまで毎日確認する必要はない。日付が来たら再びタスクとして上がってくる。そこで、着手するのか、もう少し先に送るのか、不要になったので消すのかを判断する。

このルールの利点は、一覧が短くなることだけではない。その仕事を思い出す役割まで、仕組みに任せられることだ。Notionのデータベースのオートメーション機能を使う。

単に「あとでやる」と決めただけでは、あとで自分が思い出さなければならない。「忘れていないか」と、ときどき一覧を開くことにもなる。必要な日に戻ってくるなら、その確認ごと不要になる。

今日のTodoに、すべてのタスクを並べない

Task Listに保存してある全てタスクと、今日確認する必要があるタスクは同じではない。表示のルールは、次のように考えている。

タスクの状態	今日の一覧での扱い
日付を決めてSomedayに預けたタスク	その日までは隠し、日付が来たら再び扱う
日付を付けずに残している未完了タスク	毎朝の見直し対象にする
今日完了したタスク	その日は残す
昨日以前に完了したタスク	今日の一覧には出さない

日付を付けずに残しているタスクは、朝の見直しで優先順位を決める。一方、「来月でよい」と判断できたものは、来月まで毎朝の判断対象にしなくてよい。

これによって、登録したタスクが増えても、そのすべてを毎日確認する必要はなくなる。今日の一覧を、保存した仕事の総目録にしないことが重要だ。

完了したタスクは、今日だけ残す

チェックを入れた瞬間にタスクが消えると、一覧には未完了の仕事だけが残る。一日働いても、画面に見えるのは「まだ終わっていないもの」ばかりになる。

そこで、今日終わったタスクは、その日の一覧に残す。片付けた仕事が並んでいると、何を進めたのかが分かる。やった分が見えて、気持ちがよい。この達成感は、タスク管理を続けるうえで大事にしている。

ただし、過去の完了タスクまで残し続けると、今度は履歴で一覧が埋まる。昨日以前に終わったものは、今日の表示から外す。記録を消すのではなく、今日見る必要がなくなったので隠す。

Somedayが未来の仕事をいったん引き受けるのに対し、このルールは今日の成果を一日だけ見えるようにする。今日の一覧には、これからやることだけでなく、今日やったことも残る。

タスクの登録は、その場で済ませる

この仕組みに任せるには、そもそもタスクがTask Listに入っていなければならない。「あとで登録する」と覚えておくなら、まだ頭の中で管理しているのと変わらない。

私はiPhoneのショートカットから、Notion APIを使ってTaskデータベースに登録している。タスク名を入力して、その場でTask Listへ送る。PCを開くまで待ったり、別のメモからあとで転記したりする工程を減らすためだ。

ただし、記録したからといって、いまの仕事を中断して取り掛かるわけではない。思いついたことや新しく入った仕事は書き留め、いま進めている作業が終わったところで優先順位を見直す。

すぐにするのは登録であって、実行ではない。忘れないための記録と、割り込みへの対応を混同しないようにしている。

朝に選び、終業時に残すものを決め直す

朝は、まずカレンダーを見る。誰に会うのか、重要な予定があるのか、作業に使える時間がどれだけあるのかを確認してから、タスクの優先順位を決める。必要な作業は、時間を見積もってカレンダーに入れる。

優先順位は固定しない。昨日は最優先だった仕事でも、予定や状況が変われば扱いは変わる。一覧の上に残っているという理由だけで、今日も最優先にはしない。

終業時には、残ったタスクを見直す。

終わらなかったものは、理由を短く残す。「時間が足りなかった」でもよい。
今日やらなかったからといって、そのまま全部を翌日の必須タスクにしない。
先の日付まで扱う必要がないものは、Somedayに預ける。
必要がなくなったものは削除する。

登録したタスクを、いつまでも守り続ける必要はない。状況が変わって不要になったなら、消せばよい。完了させることと、不要な仕事を削除することは、どちらも管理する項目を減らす行為だ。

各タスクに持たせる情報

Taskデータベースには、次の五つの項目を用意している。

項目	内容と用途
Task	やることの名前。何をするタスクなのかを書く。
Check	完了のチェック。終わったタスクにチェックを入れる。
Class	タスクの分類。次に取り組むもの、返答待ち、Somedayなどを区別する。
Reminder	タスクに設定する日付。日付なしでも登録できる。
Project	関連するプロジェクトのタスクをまとめて確認するために使う。

Classでタスクの扱いを分ける

Classの選択肢は六つある。

Class	分類するタスク
Capture	取り込んだタスク。これから扱いを整理するもの。
Next Action	次に取り組むタスク。
Waiting For	相手の対応や返答を待っているタスク。
Daily	日課として扱うタスク。
Someday	いまは取り組まないタスク。
Done	完了したタスク。

ここで、ClassとProjectは別の情報を持つ。Projectが示すのは「どの仕事に属するか」、Classが示すのは「いまどう扱うか」だ。

たとえば、同じプロジェクトに属していても、次に自分が動くものはNext Action、相手の返答を待つものはWaiting For、先送りするものはSomedayと分けられる。プロジェクト全体を確認するときはProjectで絞り、日々の作業ではClassに応じて表示する対象を切り替える。

おわりに

この方法を考えるきっかけの一つは『Being Geek』だった。本を読んで、自分に合うタスク管理を、負担なく実施できる形にしたいと考えた。

タスクを覚えるために記録するのではなく、記録して忘れてよい状態をつくる。マルチタスクが苦手な人はぜひ試してほしい。